'N Vinnige kontrolelys van hoe lank dokumente gehou word + Wat om te verniel
Papier is 'n pyn, en die bestuur van 'n huislêerstelsel kan 'n treur wees, maar 'n paar dokumente waaraan jy regtig moet hang, want jy weet nooit wanneer jy dit nodig het nie. Hier is 'n grondslag vir hoe lank om dokumente te hou en wanneer jy klaar is met hulle, watter een moet jy verniel. Dit moet dien as 'n vinnige verwysingsgids vir die skep en instandhouding van 'n werkbare tuis liasseringstelsel.
Eerstens, dink aan die afname van die hoeveelheid papier wat jy ontvang, en jy sal uiteindelik moet krimp of lêer minder.
Dit beteken om ontslae te raak van gemorspos, intekening vir e-rekeninge en nie die aanvaarding van strooibiljette, coupons wat jy nooit sal gebruik nie, of ander efaera wat jy voel asof jy moet aanhou wanneer jy weet dat jy dit regtig nie doen nie.
As jy regtig sukkel met papierrommel tot die punt waar jy voel dat jy dit kan skort , reik dit uit na professionele persone wat jou kan lei deur die ontknopingsproses.
Die tweede stap is om seker te maak dat u 'n goeie posbestuurstelsel in plek het. Hoe doeltreffend jy die pos wat jy doen, hanteer, hoe minder dikwels moet jy 'n groot liassering / versnippering / herwinning sessie doen.
Stel 'n elektroniese lêerstelsel op
Om ontslae te raak van jou papierlêer deur die opstel van 'n elektroniese liasseringstelsel, sal jou spasie spaar en jou van papiere rommel ontslae raak. Dis 'n oorwinning. Deesdae maak elektroniese liassering baie sin. Om te begin moet jy 'n skandeerder en 'n plek hê om jou lêers, 'n gidsstelsel op 'n rekenaar of in die wolk, en 'n eksterne hardeskyf te stoor.
Stel algemene dopgehou vir verskillende tipes dokumente (voorbeelde: huishoudelike, belasting, outomaties, geboortesertifikate, ens.). Jy hoef nie te presies te word met die stoor van dokumente nie, aangesien elektroniese liasseringstelsels soekbaar is.
Skandeer dan elke dokument en stoor dit in 'n gids volgens die inhoud.
Kopieë van belangrike dokumente behou
Vir jou super belangrike dokumente, adviseer kundiges om kopieë te hou.
Dit kan beteken dat jy een kopie in jou wolkberging hou en een op 'n hardeskyf. Dit kan ook beteken dat jy een kopie hou in jou elektroniese liassering en een harde kopie in 'n vuurvaste kluis.
Stoor hierdie dokumente vir ewig
Hierdie dokumente moet vir ewig geberg word:
Akademiese Rekords - Diplomas, transkripsies en enige portefeulje werk wat in die toekoms gebruik kan word wanneer aansoek gedoen word vir 'n werk.
Aannemingstukke
Doopsertifikate
Geboortesertifikate
Doodsertifikate - Kan vir belastingdoeleindes benodig word.
Bestuurderslisensies
Werksrekords - Enige klousules, ooreenkomste, dissiplinêre lêers en prestasie-resensies.
Huweliksertifikate
Mediese rekords
Militêre rekords
paspoorte
Aftree- en Pensioenrekords
Sosiale sekerheidskaarte
testamente
Stoor vir 'n korter tydperk van tyd
Hierdie dokumente kan u so dikwels as maandeliks of weekliks raak:
Bankstate - 1 maand
Wetsontwerpe - 1 jaar vir enige belasting of waarborgverwantskap, alle ander rekeninge moet afgesny word sodra dit betaal is.
Kredietkaart Wetsontwerpe - Verskaf onmiddellik wanneer dit betaal word.
Huisverbeteringsontvangste - Hou tot tuis verkoop word.
Beleggingsrekords - 7 jaar nadat jy die rekening gesluit het of die sekuriteit verkoop het.
Huurkontrakte - Hou totdat u uitgeskuif het en u deposito terug ontvang het van die verhuurder.
Paychecks / Pay Stubs - 1 jaar totdat jy jou W-2 ontvang het
Verkoopontvangste - Hou vir die lewensduur van die waarborg. Dit is duidelik dat dit slegs van toepassing is op groot aankope soos toestelle en elektronika. Ek hou tipies kwitansies vir dinge soos kruideniersware en klere net so lank as wat ek weet ek gaan nie die kwitansie vir 'n opgawe nodig hê nie.
Belasting Dokumente - 7 jaar, insluitend u liassering en alle meegaande dokumente soos W-2s en kwitansies.
Voertuigrekords - Hou totdat die boot, motor of motorfiets verkoop word.
Hoe om van dokumente ontslae te raak
Versnippering van dokumente is die hoof manier om jouself te beskerm teen identiteitsdiefstal. (Lees my onderhoud met sekuriteitskenner Jay Foley oor hoe om jouself te beskerm teen identiteitsdiefstal). Wonder wat om te kniel? Die algemene reël is enigiets met die volgende inligting moet verskeur word: rekeningnommers, geboortedatums, meidname, wagwoorde en penne, handtekeninge en sosiale sekerheidsyfers.
Weereens, dit is nie-breiners.
Hier is die basiese beginsels:
As dokumente steeds "aktief" is, moet u dit ter sprake hou en u0026 # 39; n eenvoudige huis liassering stelsel. Dit beteken dat dokumente per onderwerp ingedien word en hulle dan versnippeer sodra hulle nie meer gebruik word nie.
Watter dokumente moet vernietig word
As jy klaar is met hierdie dokumente en nie meer nodig het nie, hier is wat om te verskeur (alles anders - soos papierwerk - jy kan net herwin).
OTM kwitansies
bankstate
Geboortesertifikaat kopieë
Gekanselleerde en weggooide tjeks
Kredietkaartrekeninge
Kredietverslae
Bestuurslisensies (verval)
Werksdokumente wat enige identifikasie het
Uittree paspoorte en visums
Beleggingsrekening # s
Regsdokumente
Belegging, voorraad en eiendomstransaksies
Items met 'n handtekening (huurkontrakte, kontrakte, briewe)
Bagasie etikette
Mediese en tandheelkundige rekords
Referate met 'n maatskaplike sekuriteitsnommer
Wagwoorde of PIN-nommers
Betaalstrokies
Vooraf goedgekeurde kredietkaart aansoeke
Kwitansies met tjekrekeningnommers, kredietkaartnommers of enige ander identifiserende inligting
Belastingvorms
Transkripsies met die identifisering van inligting oor hulle
Reisroetes
Gebruikte vliegtuigkaartjies
Gereedskapsrekenings (telefoon, gas, elektrisiteit, water, kabel TV, internet)
Maak seker dat u 'n buigsame liasseringstelsel het wat ingestel is om hierdie dokumente in ag te hou en dit te verskeur wanneer dit nie meer nodig is nie.
Enigiets wat jy beplan om te hou, moet gereageer, georganiseer en geliasseer word. Ek hou van my tuisbladstelsel.