In my dag werk werk ek in kommunikasie, veral vir nie-winsgewende organisasies. Deel van die werk wat ek doen, behels die versekering dat ons 'n strategie vir beide interne en eksterne kommunikasie het. Dit sluit ook die ontwikkeling van 'n plan vir 'n kantoorbeweging in , wat my huidige organisasie beplan om in die volgende ses maande te doen.
Terwyl jy dalk dink dat daar soveel stappe is om te beplan in 'n kantoorbeweging dat jy nie tyd het om kommunikasie te oorweeg nie, moet jy regtig 'n dag of twee neem om 'n stewige strategie te skep wat beide werknemers en kliënte bewus sal hou van die komende veranderinge .
Kom ons begin met werknemers aangesien hulle direk deur die skuif geraak word .
Interne kommunikasie moet hierdie sleutelboodskappe insluit:
- 'N Duidelike tydlyn: maak seker dat jy al die sleutelstappe van die skuif lys sodat almal weet wat om te verwag en wanneer.
- Verpakkingsinstruksies: Voorsien personeel met instruksies oor hoe om hul kantore of hutte vir die skuif te pak . Dit moet insluit waar om verpakkingsmateriaal te kry, waarvoor hulle verantwoordelik is vir verpakking en sperdatums.
- Gevorderde kennisgewing van enige kantoorafsluiting : tydens die skuif moet u die kantoor sluit om die finale verpakking en verhuising van kantoorapparatuur en meubels in staat te stel. Maak seker dat u personeel bewus is van hierdie datums en indien en hoe die besigheid sal voortgaan tydens die skuif en hoe dit hul werkskedule en werkslading sal beïnvloed.
- Nuwe kantoorplan: Personeel sal vroeg weet hoe die nuwe spasie sal lyk en hoe die kantore opgerig gaan word. Sal hulle steeds hul eie ruimte hê of sal hulle nou in 'n hokje of oop vloerplan wees? Maak seker jy skep 'n manier om personeel in te lig oor hoe hul werkruimte kan verander.
- Die nuwe ligging, parkeer- en pendelopsies: Voorsien personeel met al die inligting wat hulle nodig het oor die nuwe ligging sodat hulle die vervoer na die nuwe ruimte kan voorberei.
Sodra jy al die sleutelboodskappe bepaal het, moet jy bepaal hoe die beste hierdie boodskappe kan lewer. Die metode wat u gebruik, moet deur die tipe boodskap bepaal word.
Byvoorbeeld, die tydlyn kan maklik afgelewer word via jou maatskappy se intranet; terwyl kantoorafsluiting die beste by 'n personeelvergadering aangebied word om te verseker dat vrae gevra en beantwoord kan word.
Maniere om personeellede te kommunikeer:
- Intranet: Vir die maatskappye of organisasies wat 'n intranet het, is dit gewoonlik die beste platform vir meeste boodskappe. Dit stel maklike opdaterings in vir lêers en inligting wat alle werknemers bereik.
- Persoonlike vergaderings: maak nie saak wat die boodskap, personeelvergaderings 'n goeie plek is om aankondigings te maak nie en laat die personeel die geleentheid kry om 'n volledige bespreking te kry. U kan ook vergaderings gebruik om te hersien hoe inligting gekommunikeer sal word sodat personeel weet dat hulle op hoogte gehou sal word.
- E-pos: terwyl e-pos maklik is, is dit nie die beste manier om inligting te herlei nie. Jy wil nie soveel e-posse uitstuur dat mense nie die inligting kan kry wanneer hulle dit nodig het nie. As jy e-pos gebruik, maak seker dat jy dit net gebruik om mense te laat weet waar hulle die inligting kan kry.
- Algemene dopgehou : As u nie 'n intranet het nie, kan u 'n gemeenskaplike vouer op 'n netwerkstasie skep wat almal toegang het. Die volgende manier is om inligting te stoor wat u wil hê mense moet toegang hê.
- Bulletinbord: ' n fisiese ruimte waar inligting gepos word, is 'n goeie ding om te doen. Nie net kan mense dit gereeld nagaan nie, maar dit bied ook 'n plek waar mense hul besorgdheid kan insamel en bespreek.