Taakbestuur wenke reguit van die kenners
So jy het al hierdie dinge elke dag gedoen en jou lys om te doen is vol. Hoe weet jy wat om eerste, tweede en derde te doen?
Pretty much almal voel dat hulle te veel te doen het en te min tyd om dit te doen. Dikwels kom die oorweldigende gevoel voort uit 'n onvermoë om al die oënskynlik dringende take te prioritiseer. As jy voel dat jou beoogde lys op die oomblik langer groei, en jy weet nie eers waar om te begin nie, hoe om jou take te identifiseer, te evalueer en te prioritiseer.
1. Maak 'n lys
Voordat jy probeer om jou verpligtinge in volgorde van belangrikheid te sorteer, neem die tyd om 'n omvattende lys te maak van alles wat jy nodig het of wil bereik. Verdeel jou lys in afdelings vir verskillende tipes take. Hierdie kategorieë kan insluit:
Daaglikse of Weeklikse Take
Dit is alledaagse "to-dos" wat persoonlike ( maaltydbeplanning en kruideniersware ) of werksverwante (weeklikse spanbyeenkoms) kan wees. As jy alreeds 'n daaglikse roetine volg , sal jy vertroud wees met hierdie take; As jy dit nie doen nie, is dit 'n goeie tyd om een te skep. Wat jy insluit kan wissel - sommige mense sal nie nodig hê om hulself te herinner om e-pos te keur of kruideniersware te koop nie, maar ander sal die gestruktureerde herinnerings waardeer om sekere aksies op sekere tye of op sekere dae te verrig.
Take met deadlines
Dit moet natuurlik op 'n spesifieke datum gedoen word en vooraf voorberei word. Voorbeelde kan 'n skooldokument wees wat in drie weke geskied of 'n partytjie wat jy van nou af beplan.
Hierdie soort take - dikwels genoem projekte - kan later in kleiner komponente afgebreek word. Byvoorbeeld, "skryf papier" kan afgebreek word om die relevante boeke te lees, jou notas te organiseer, 'n skets te skryf, 'n eerste konsep te skryf en so op.
Herhalende take
Dit gebeur nie op 'n daaglikse of weeklikse frekwensie nie, maar dit is ook nie eenmalige projekte nie.
Herhalende take kan tandartsaanstellings insluit of u kwartaallikse belasting doen.
Self-gemotiveerde, noodsaaklike take
Dit is take of projekte wat jy weet jy moet doen, maar niemand gaan jou maak nie. Hulle het selde, indien ooit, 'n ingeboude tydsbeperking. Dink om jou klein besigheidswebwerf te verbeter of om 'n nuwe primêre verskaffer te vind.
Self-gemotiveerde, nie-noodsaaklike take
Dit is die meer aangename aktiwiteite wat nogtans geneig is om langs die pad te val, aangesien ander, duideliker noodsaaklike take hulle uitmekaar skuif. Dink lees vir plesier of werk op stokperdjies.
Somedag Take
Hierdie take hang aan die onderkant van jou to-do list of die agterkant van jou gedagtes, maar hulle moet gewoonlik nie gou of ooit gedoen word nie. Byvoorbeeld: verf jou radiators.
2. Organiseer jou lys
Sodra jy alles gelys het, kan jy uitvind wat om eers te doen en jou skedule te organiseer. (Hoe jy dit fisiek doen - op 'n vel papier, 'n beplanner , 'n program, 'n aanlyn-kalender of andersins, is dit minder belangrik as wat jy 'n metode kies wat vir jou werk en wat jy sal gebruik.) Hier is 'n paar kriteria om te dink aan:
Dringend of belangrik
Alle take kan in een van vier kategorieë gesorteer word. Dringende en belangrike take moet so gou moontlik gedoen word; dringende maar nie belangrike take kan gedelegeer word indien moontlik, maar indien nie, moet u skedule genoeg buigsaamheid en ekstra tyd insluit om hulle te akkommodeer wanneer hulle opduik; belangrike, maar nie dringende take moet vroegtydig beplan word sodat hulle nie dringend word nie; take wat nie belangrik of dringend is nie, kan moontlik uitgeskakel word, maar as jy dit geniet, moet hulle in jou skedule gewerk word, sodat hulle nie deur meer veeleisende verpligtinge oorvol raak nie.
Assesseer waarde
U kan die waarde van 'n taak op verskeie maniere beoordeel. Dit kan wees of ander mense geraak word en hoe belangrik hierdie mense vir jou is (die goedkeuring van jou baas en die welsyn van kinders wat afhanklik is van jou belangriker as die mening van 'n groep vreemdelinge wat jy ingestem het om deel te neem aan 'n ontmoeting.) U kan ook hoë waarde toewys aan take wat u op lang termyn betaal, of wat u bloot lonend vind.
Een verwysing wat u waarskynlik sal ervaar wanneer u oor prioriteringstake lees, is die 80-20-reël of Pareto-beginsel, wat verklaar dat 80% van die effekte uit 20% van die oorsake kom. Dit mag of mag nie vir jou waar wees nie, maar dit is 'n goeie herinnering om te identifiseer waaraan jy eintlik tyd spandeer en watter van jou pogings afbetaal.
Tydsberekening en buigsaamheid
'N Werkende skedule maak voorsiening vir veranderinge en herken tydsbeperkings. Wees realisties wanneer u u dae prioritiseer en beplan. As jy twyfel, oorskat die tyd wat 'n gegewe taak sal neem.
As twee take gelyktydig betaalbaar is, kies jy om te begin met hoe om die beste te werk. Sommige mense verkies om die eenvoudiger taak uit die weg te kry om te konsentreer op die meer komplekse een; Ander sal gerus voel as hulle eers op die moeiliker taak begin, en kry 'n paar of alles daarvan voordat hulle aangaan. Onthou dat jy nie een taak of projek van begin tot einde moet aanskakel voordat jy na die volgende gaan nie - tensy jy natuurlik werk vind, verhoog jou produktiwiteit.
Beperk jou daaglikse moet-doen take tot hoogstens drie. Die dag kan ook kleiner take insluit wat meer roetine of minder belangrik of dringend is, maar dit sal waarskynlik lei tot stres en teleurstelling.
Onthou dat prioriteite kan verander - as jou baas jou nodig het om iets nou te doen, sal jou vorige eerste prioriteit waarskynlik tot tweede gestoot word. Dis des te meer rede om meer tyd in jou skedule te bou om buigsaamheid toe te laat.
3. Batch Take
Batching take is een van die mees effektiewe, doeltreffende maniere om daardie nagging, doen-all-the-time take gedoen te kry. Batching beteken eenvoudig dat jy op dieselfde tipe taak oor en oor werk voordat jy oorskakel na iets anders. Die eerste stap is om take wat jy oor en oor doen, te identifiseer en dan 'n eenvoudige werkstroom op te stel vir hulle om te volg. Dan pak jy daardie take gelyktydig met daardie werkstroom.
Batching vereis die voltooiing van soortgelyke take wat soortgelyke hulpbronne benodig in "bondels" om doeltreffendheid en produktiwiteit te verbeter. Hier is 'n paar voorbeelde:
- Betaal al jou rekeninge gelyktydig
- Maak al jou pos een keer per week oop en doen dit eerder as om dit elke dag op te laai en nooit daaraan te kom nie
Batching laat jou toe om in 'n groef te kom wat dieselfde taak oor en oor doen, sodat jy nie tyd moet mors om instruksies uit te vind of wat jy volgende moet doen nie.
4. Elimineer Take
Sodra jy al jou take gelys het en hulle van die belangrikste tot die minste gesorteer het, sal dit duidelik word watter take onderaan die lys is. Dit kan soms aan iemand anders gedelegeer word, maar as dit nie moontlik is nie, moet jy besluit om tyd vir hulle te skeduleer of uit te skakel.
U mag take hê op u lys wat u nie hoef te doen of selfs wil doen nie, maar u het gevoel om op een of ander tyd by te voeg (gaan na die gimnasium, woon 'n boekklub by.) Dit kan heeltemal uitgeskakel word.
Laastens is dit moontlik om eenvoudig te veel te doen. As jy nie alles kan doen nie, evalueer jou werklading om te bepaal of jy net meer oefening nodig het om te prioritiseer of of jy iemand moet vertel wat jy nie meer kan doen nie sekere taak.